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Infraestructura y material en un evento deportivo

Durante la última década se ha observado un incremento “viral” de los eventos deportivos, que ha producido un incremento de la comercialización de todos ellos, dando lugar a modelos de organización y gestión diferentes, en los que se distribuyen las tareas y se requiere de una infraestructura que sea acorde a lo que se pretende desarrollar.

El tipo de evento, participantes, público, servicios, seguridad, los recursos humanos, etc. son algunos de los factores que deben ser estudiados para poder dotar de la infraestructura adecuada al citado evento. Todo ello con el fin de que el evento deportivo, independientemente del tipo y del lugar que sea, se convierta en un elemento socialmente productivo, es decir, que además del impacto económico en la zona y la satisfacción y agrado de los agentes implicados se convierta en un producto de desarrollo social necesario y perdurable en el tiempo.

Pero, ¿qué infraestructura necesita un evento deportivo? La respuesta es simple, depende. Cada evento es diferente, y la infraestructura que se tiene que preparar estará en función de lo que requiera, y que haga que el evento se desarrolle dentro de los parámetros de la normalidad. Por ello, es importante tener en cuenta una serie de variables, y que se han citado en la introducción de este artículo.

Lo que sí está más o menos claro es que, hoy en día el tener infraestructura no es garantía de éxito absoluto, de hecho se conocen casos en los que “tener más y más” ha sido un fracaso, porque también se incrementa la probabilidad de que “puede haber más” fallos en la infraestructura. Lo ideal sería contar con lo necesario y que ofrezca un buen servicio para todos los implicados en la actividad (participantes, voluntarios, seguridad, autoridades, público…).

Para conseguir éxito en este sentido sería interesante establecer las necesidades básicas, y para ello puede servir como estrategia realizar (en el proceso de planificación) un plan de infraestructuras distribuido por áreas que integran el evento. Así se contemplarían cuáles son los elementos mínimos que se requieren para poder desarrollar con éxito el evento y cuáles son los responsables de cada una de las áreas, los cuales tienen que garantizar que la infraestructura funcione correctamente. De este modo, podríamos tener infraestructuras para público, para guardar ropa o material, infraestructuras de competición (salida y meta), infraestructura de control de tiempos (cronometraje, reloj…), infraestructura para atención sanitaria, infraestructura para avituallamiento, infraestructura de servicios al corredor (masaje, duchas, vestuarios…), infraestructura para sonido e imagen y un largo etcétera.

A partir de aquí, podríamos entrar en el debate de cuál de ellas es más importante, sin embargo todas lo son. Es cierto que el tipo o las características del evento va a condicionar la infraestructura necesaria que debería tener. Si un evento pretende albergar 2000 participantes, el material que se pueden utilizar puede ser mayor que para un evento de 200 participantes, o si es una prueba local puede ser distinto a una prueba de tipo nacional o internacional. En cualquier caso, y según el tipo de deporte o actividad, deberá estar garantizado que el material a exponer sea el que corresponde para cada circunstancia pero sobre todo que sea seguro y fiable. Normalmente deberíamos contar con, al menos, lo mínimo.

  • Infraestructura para participantes: guardarropa (personal y distribución adecuada), vestuarios, aseos, servicios de recuperación…
  • Infraestructura para servicios de atención sanitaria (espacio para camillas, ambulancias, etc.)
  • Infraestructura para atención y reunión de voluntarios (carpa, avituallamiento, etc.)
  • Infraestructura para servicios de seguridad (aparcamientos, avituallamiento, etc.)
  • Infraestructura para medios de comunicación y prensa (acreditaciones, zonas para entrevistas, espacios de grabación, etc.)
  • Infraestructura de avituallamiento: carpas, mesas, vehículos de avituallamiento, personal para entrega, etc.
  • Infraestructura para entrega premios: pódium, fondo de escenario, mesas, etc.
  • Infraestructura para sonido y comunicación: altavoces, micrófonos, música, sistemas de comunicación, etc.
  • Infraestructura de seguridad y balizamiento: vallas, conos, cinta, estacas, señalización, etc.
  • Infraestructura para publicidad y decoración: arcos hinchables, banderolas, carpas hinchables, roll-ups, etc.
  • Infraestructura de apoyo: vehículos de acompañamiento, de organización, de voluntarios, bicicletas, motos, etc.

El listado es muy extenso, incluso quizá más importante que la cantidad es la calidad. Independientemente del número de elementos que se quieran añadir, lo fundamental es que todo esté en su sitio y de manera controlada para poder cumplir con su función. Para ello es crucial el conocimiento del evento, la experiencia y una capacidad de planificación y gestión de recursos humanos bastante elevada.

Sin embargo, es casi tarea imposible que una sola persona pueda controlar todas estas infraestructuras en todo momento, sobre todo si los eventos se desarrollan en espacios que pueden ser cambiantes (meteorología, flujos de personas, espacios abiertos, medio natural…), por tanto, y tal y como se citaba anteriormente lo más interesante es distribuir todo lo que concierne a infraestructuras en áreas, y que cada área esté coordinada por una o varias personas.

A modo de resumen se podría establecer el siguiente protocolo:

  1. Establecer necesidades REALES
  2. Establecer previsiones RAZONABLES
  3. Planificar
  4. Comprobar
  5. Delegar
  6. Coordinar
  7. Comprobar

Además es una estrategia de gran ayuda realizar un check-list (lista de verificación) que permita evaluar de forma rápida si todo está listo para el momento del evento.

En definitiva, todo lo que implica la infraestructura de un evento, es una de las áreas más visibles de cara a todos los agentes implicados, por ello hay que invertir todos los esfuerzos, pero no solo por esta razón sino porque el éxito del evento se basa en esta área, pero también en otras muchas (seguridad, control de flujos, señalización, servicios, etc.). Y en la medida de lo posible, es muy importante evitar que puedan ocurrir situaciones que conlleven al evento a un desastre o que en sucesivas ediciones las entidades responsables no confíen en tu servicio como organizador.

A continuación os dejamos unos ejemplos de algo que puede suceder en eventos y cuya repercusión social es inmediata.

Por tanto, y para resumir, independientemente del tipo de evento que sea, la calidad debe primar siempre sobre la cantidad, buscando en todo momento que las infraestructuras que se utilizan cumplan a la perfección con su función. Y de este modo evitar caer en el error de tener excesiva infraestructura a veces no necesaria, cuyo control y funcionamiento pueda limitar la atención hacia otros aspectos más relevantes del evento.

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