Plan de trabajo para organizar una carrera popular

En este artículo vamos a analizar la organización de una carrera popular, lo cual nos permitirá tener una idea general para en los próximos artículos ir centrándonos en los diferentes temas que nos ayuden a mejorar.

 

 La organización de una prueba tiene tras de sí un proceso muy largo que podemos resumir en los siguientes pasos:

 

  1. Maduración de la idea: una persona o un grupo de personas conciben la carrera. Las ideas para una nueva carrera pueden surgir de:

 

  • Conocimiento de la zona y por tanto de circuitos de gran belleza, dureza, posibilidad de mucho público, etc.
  • De una carrera en la que participamos: muchas veces vamos a una carrera y nos parece que eso se podría hacer en nuestra ciudad o pueblo, porque hay condiciones similares o la idea es novedosa: subir al monte cercano a la ciudad, carrera con obstáculos, un combi-dos, etc.
  • Satisfacer una necesidad: en nuestro barrio nadie hace deporte y queremos atraer a otras personas para que disfruten de la carrera a pie.

 

  1. Crear Redes de Personas: Muchas carreras se quedan en la mente de los corredores porque se ven incapaces de llevarlas a cabo solos. Para superar esta dificultad es fundamental crear redes de personas que se impliquen en el proyecto. Contarle a todo el mundo la idea que tenemos y ver en que nos pueden ir ayudando. Contar nuestra idea, además de conseguir colaboradores hará que nos sintamos obligados a llevarla a cabo.

 

           Los principales lugares para conseguir una buena red de colaboradores son: clubes de atletismo locales, tiendas de deporte, gobernantes municipales, gimnasios… pero no perdamos la oportunidad de decírselo a otras personas que posiblemente no se nos ocurra en que pueden colaborar pero seguro que a ellos se les ocurre o te presentan a alguien que te puede ayudar.

 

  1. Planificar el trabajo: organizar una carrera popular nos va a llevar mucho tiempo y trabajo. Si no nos organizamos correctamente y hacemos una planificación de lo que tenemos que hacer en cada momento posiblemente trabajemos mucho más de lo necesario y repitamos muchas tareas varias veces.
  2. Búsqueda de financiación para la prueba: es una de las tareas que más tiempo nos llevará.
  3. Solicitud de permisos y contratación de seguros: un aspecto importante que nunca podemos olvidar.
  4. Adquisición de material e infraestructura: cuando corremos una carrera nos parece que se necesitan “cuatro cosas”, pero si empezamos a enumerar encontramos bastantes elementos necesarios: pancartas, vallas, podium, cinta delimitadora,  petos para voluntarios, trofeos, bolsa del corredor, botellas de agua, camisetas, carteles, etc.
  5. Captación de voluntarios: no podemos esperar al último momento para conseguir los voluntarios. Debemos conseguir el número suficiente y formarlos adecuadamente en su tarea durante la prueba.
  6. Difusión de la prueba: hoy en día los medio para difundir una prueba son cada vez más y por tanto es importante conocerlos y aprovecharlos  para lograr que nuestra prueba tenga una gran participación.
  7. Avisar a todas las personas que puedan verse afectadas por  la prueba: centros de salud, hospitales, vecinos, usuarios de la vía, comerciantes, etc.
  8. Montaje de la prueba: el día D debe estar todo preparado y para ello es fundamental todo el trabajo previo. Siempre fallará algo pero, si hemos trabajado bien los meses previos, serán cosas sin importancia  y podremos sobreponernos. Realizar una reunión de equipo previa en la que cada persona señale las posibles dificultades que pueden surgir y en común se aporten ideas nos hará estar preparados para cualquier problema.

Los días previos a la prueba son sin duda los más agobiantes para todo organizador ya que la cantidad de tareas a realizar es increíble. Por ello es necesario tenerlos muy planificados (en la fase 3). El resto de fases se planifican en semanas o incluso meses pero estos días previos es interesante planificarlos por horas. Por ejemplo si la carrera se desarrolla un domingo debemos hacer una planificación por horas desde el viernes hasta el domingo.

 

 

Hora

tareas

Responsable

Colaboradores

Material necesario

Hora de finalización

8-9

Recoger vallas

Antonio

Juan Martín

Andrés Prieto

Furgoneta

9

 

 

 

 

 

 

 

  1. Desarrollo de la prueba: Es el momento de disfrutar de nuestro trabajo y ver como “la máquina” que hemos creado funciona perfectamente. Sin olvidarnos de estar atentos a posibles errores que debemos subsanar en el momento, siempre se nos olvidara algo y por tanto tenemos que estar alerta.
  2. Evaluación de la prueba: nos servirá para ir mejorando año tras año. Para esta tarea suele ser de gran ayuda elaborar un cuestionario que pasaremos a los participantes (sin son pocos a todos y si no a unos cuantos) y nos permitirá conocer nuestros puntos fuertes y débiles, y de este modo mejorar en próximas ediciones. Muchas veces desde la organización estamos tan metidos en nuestras tareas que no vemos como ha funcionado la prueba.

 

Este esquema general de trabajo nos permitirá una organización más eficaz, cada prueba tendrá sus peculiaridades que pueden hacer variar algunos puntos pero en general la mayoría de competiciones siguen los mismos criterios.

 

Durante los próximos meses desarrollaremos nuevos artículos centrándonos en temas de interés para los organizadores de pruebas de atletismo y los dirigentes del clubes deportivos, algunos temas que trataremos serán: la planificación de una carrera popular, nuevas fuentes de ingreso para organizar carreras populares, análisis comparativo de las empresas de control informático, ¿cómo atraer a los patrocinadores? diseño del plan de patrocinio, gestión de los voluntarios, etc. Estamos abiertos a nuevos temas que os interesen para desarrollarlos en esta nueva sección.