Permisos, seguros y asistencia sanitaria en un evento

Cada vez son más los eventos deportivos en vías públicas y con mayor participación. El atletismo popular y las rutas o competiciones en bicicleta están en crecimiento, y con ello las entidades dedicadas a organizar este tipo de eventos. Existe un desconocimiento general de la legislación aplicable, y sobre todo una falta de control sobre el cumplimiento de la normativa.

Mientras los eventos se desarrollen sin incidentes, no habrá mayor problema. Pero por el mero hecho del aumento de participantes y de número de eventos el riesgo es mayor, es más probable que ocurran accidentes y será en ese momento cuando las leyes se aplicarán de forma estricta sobre el organizador, a pesar de que en muchos lugares nadie se ha preocupado hasta ahora de controlar con rigor este tipo de eventos.

Siguen siendo muchas las carreras populares, carreras por montaña, rutas btt, marchas ciclistas, duatlones y triatlones que se organizan sin la contratación de los seguros obligatorios, sin un plan de seguridad acorde a la normativa y sin la cobertura mínima sanitarias (médico y ambulancia medicalizada) las que tienen lugar cada fin de semana en nuestro país.   Ni participantes, ni organizadores dan valor a estos aspectos. Pero el día que hay un percance todo el mundo empieza a exigir responsabilidades. Es necesario concienciarse de la necesidad de que la prueba que vamos a organizar cumpla con todos los elementos que nos marca la normativa actual.

De este modo es necesario que antes de organizar un evento deportivo en vías públicas conozcamos bien la normativa que debemos cumplir. A nivel deportivo las normas son escasas y las comunidades autónomas y ayuntamientos no han desarrollado normativas específicas al respecto. Pero por el hecho de desarrollar la actividad en vías públicas debemos acogernos a la Ley sobre tráfico, circulación de vehículos a motor y seguridad vial. Esta ley se ha desarrollado en el Real Decreto 1428/2003 de 21 de noviembre (B.O.E. nº 306 de 23 de diciembre de 2003), que aprueba el Reglamento General de Circulación para la aplicación y desarrollo del texto articulado de la Ley sobre tráfico, circulación de vehículos a motor y seguridad vial, aprobado por el Real Decreto Legislativo 339/1990, de 2 de marzo.

En cuanto a las competencias en la concesión de permisos, en función del tipo de vías que utilicemos nos tendrá que autorizar una administración u otra. Para pruebas en vías de varias comunidades autónomas, la autorización la concederá el Organismo Autónomo de Jefatura Central de Tráfico; para pruebas en una única comunidad autónoma será el Gobierno Autonómico; y para pruebas en un casco urbano será el propio Ayuntamiento (en caso de pruebas en casco urbano, pero que discurren por travesía, la autorización será a cargo del gobierno autonómico).

La tramitación de la autorización debe realizarse al menos treinta días antes de la celebración del evento, junto a la documentación necesaria que a continuación se describe:

  • Modelo de solicitud. Diferentes modelos, en función del organismo que autoriza.
  • Pago de tasas. En algunas administraciones se establece un importe a pagar por el organizador.
  • Permiso de la federación deportiva. Cuando sea obligatorio por la legislación deportiva.
  • Memoria de la prueba. Que debe contener los siguientes apartados:
    • Reglamento: con los datos básicos como el nombre de la prueba, organización, fecha, horario y participantes previstos.
    • Identificación de los responsables de la organización. Se debe contar como mínimo con la figura de director ejecutivo y de responsable de seguridad vial, pudiendo la misma persona ocupar los dos cargos. Es obligatorio que estas personas sean mayores de edad y estén en posesión del permiso de conducir en vigor. En Extremadura además desde el año 2015 la nueva Regulación de las Profesiones del Deporte exige que el Director Deportivo de un evento tenga la titulación necesaria para el desempeño de su puesto. Las titulaciones que nos habilitan para este puesto son la de Licenciado o Graduado en Ciencias del Deporte, o la de Técnico Deportivo Superior de la Modadalidad Deportiva de la que sea el evento.
    • Información relativa al recorrido: Es importante describir a conciencia el recorrido para que las diferentes administraciones afectadas puedan conocer las necesidades del evento en cuanto a medidas de seguridad.
    • Croquis: Es una herramienta fundamental en la organización del evento. Nos permitirá la comprensión por parte de las diferentes autoridades del recorrido y por tanto una mejor coordinación de las mismas. Además será una herramienta para la ubicación de voluntarios y colaboradores.
    • Rutómetro: donde se debe indicar las vías por las que se pasará y el horario previsto de paso. Es necesario hacer una previsión realista de los horarios de paso. Debemos ser conscientes que cada día son mas los eventos que piden autorización y por ello es recomendable que hagamos previsiones para no cortar mas de lo necesario vías con mucho tráfico de vehículos, ya que esto puede llevar a la no autorización de la prueba. Por ello es recomendable analizar bien el recorrido para intentar buscar vías con poco tráfico y las vías con mas tráfico intentar que se utilicen a primera hora y puedan quedar pronto abiertas al tráfico.
    • Propuesta de medidas de señalización. El organizador es el responsable de la señalización del recorrido, así como de la retirada de la misma. No podemos utilizar una señalización que al finalizar el evento no pueda ser retirada (pintura permanente en asfalto por ejemplo).

Información relativa a los seguros:

  • Certificación de que todos los participantes de la prueba están federados Cuando esto no fuera posible, certificado de la Compañía de Seguros con la que el organizador haya contratado el seguro de accidentes, con las coberturas del seguro obligatorio deportivo regulado en el Real Decreto 849/1993, de 4 de junio.
  • Seguro de responsabilidad civil que cubra la actividad por un capital de 100.000 euros en daños materiales y 350.000 euros en daños personales por unidad de siniestro.

Debemos asesorarnos bien sobre los seguros a contratar, ya que en muchas ocasiones las propias aseguradoras o corredurías, pueden intentar vendernos seguros para actividades deportivas pero que no cumplen la normativa, al no garantizar los capitales estipulados por la norma. También son muchos los organizadores que contratan seguros para menos participantes de los que realmente van a tener. Es muy peligroso realizar este tipo de estrategias, ya que las aseguradoras son las primeras las que en caso de tener que asumir una fuerte indemnización revisarán en profundidad nuestro evento para intentar no tener que asumir los pagos.

Otra práctica habitual entre organizadores es recoger inscripciones hasta poco antes de la salida, sin dar de alta a esos corredores en el seguro. Debemos buscar pólizas de seguro que nos permitan justo antes de la salida enviar el listado definitivo de corredores, para de este modo tener a todos los participantes asegurados. Con los medios tecnológicos de hoy en día no hay ninguna dificultad para este tipo de gestiones.

Información relativa a la Cobertura Sanitaria: Relación detallada de servicios médicos que debe ser como mínimo: una ambulancia y un médico hasta 750 participantes. Para eventos de más de 750 tendrá que tener dos médicos, dos socorristas y dos ambulancias, incrementando un médico y una ambulancia por cada fracción de 1000 participantes.

En la mayoría de los casos los sistemas sanitarios no tienen que intervenir durante el evento, lo que lleva relajarse a algunos organizadores y no contratar el servicio. Es recomendable además de contratar el servicio, mantener una reunión previa con el responsable de la ambulancia y el médico para entregarles un plan de seguridad del evento. Lo cual en caso de accidente reducirá en gran medida los tiempos de atención, por tener claro el modo de acudir a cada punto del recorrido.

Son pocas las intervenciones médicas en los eventos, pero en ocasiones unos minutos pueden suponer la diferencia entre salvar la vida de un deportista o no.

La falta de control actual sobre la normativa no nos debe llevar como organizadores a olvidarnos de ella. Las administraciones locales no cuentan con personal especializado, y en ocasiones desconocen la normativa, dando el visto bueno a eventos que no cumplen con los requisitos citados anteriormente. Pero esto no significa que el organizador del evento deba relajarse, ya que a pesar de la autorización será el responsable de la prueba deportiva, y por tanto quien debe cumplir con la normativa. Los principales errores son no contratar seguros que cumplan esta normativa o no contar con los suficientes servicios sanitarios, casi siempre debido al ahorro de costes que suponen estos dos puntos. Un pequeño ahorro que nos puede traer muchos problemas en caso de accidente. Hablar algo más de seguridad. La falta de previsión en la gestión de los permisos oportunos nos puede acarrear muchos problemas, como se ven en los siguientes ejemplos:

  1. Suspensión del Día del Triatlón en Madrid por falta de permisos: http://ccaa.elpais.com/ccaa/2015/06/06/madrid/1433592703_129744.htm l
  1. Suspensión del Triatlón de Navalmoral de la Mata por falta de servicios médicos: (por falta de ambulancia y médico en la línea de salida).
  1. Suspensión del Trofeo Roldán por Tráfico: http://www.bikezona.com/noticias-ciclismo/suspendido-trofeo-roldan-por-trafico/23962
  1. Suspensión del Ultratrail de Mallorca: http://ultimahora.es/deportes/noticias/2015/12/16/169896/suspendida-ultra-trail-mallorca.html

Por todo ello es recomendable que el organizador de un evento deportivo se ponga en manos de profesionales que le asesoren para la consecución de todos los permisos para su evento. Es fundamental conocer la responsabilidad que asumimos como organizadores. Además es necesario tener todo bien cerrado a tiempo para evitar que problemas de última hora nos lleven a una suspensión y con ellos grandes pérdidas económicas. En otras ocasiones nos encontramos organizadores que a pesar de no tener en regla los permisos para la prueba consiguen llevarla a cabo. Esto es aun más peligroso. Estamos hablando que aunque no hayamos presentado la documentación, el organizador sigue asumiendo la responsabilidad de todo lo que allí suceda. En caso de accidente, si no contamos con médico, ambulancia y/o seguro, tendremos que asumir la responsabilidad y los gastos que esto genere. Es necesario que antes de organizar un evento deportivo, nos pongamos en los posibles problemas que pueden surgir y reflexionar sobre si ahorrarnos unos cientos de euros merece la pena.